Términos y Condiciones
del Servicio

SEPHUM SAS (en adelante "Sephum") opera una plataforma digital para la gestión empresarial. Estos Términos regulan la relación entre Sephum y toda persona natural o jurídica ("el Cliente") que utilice los servicios a través de www.sephum.com, el portal o cualquier canal habilitado.

Al registrarse o utilizar cualquier servicio, el Cliente acepta estos Términos en su totalidad.

1. Descripción de los servicios

1.1. Facilitación de operaciones cambiarias

Canal tecnológico para instruir operaciones de cambio de divisas ante entidades autorizadas. Sephum no capta, recibe, custodia ni administra recursos del público. El Cliente accede a la Tasa Spot en tiempo real y elige cuándo operar. Recibe el valor en pesos menos la comisión de Sephum. Puede mantener fondos en la plataforma (custodiados por el operador autorizado) y dispersarlos cuando lo decida.

1.2. Validación de identidad y antecedentes

Verificación de identidad biométrica y consulta de antecedentes mediante integraciones autorizadas.

1.3. Firma electrónica

Generación y firma electrónica de documentos.

1.4. Gestión de pagos y dispersión

Instrucción y gestión de pagos a través del ecosistema de integraciones.

1.5. Administración de proveedores y marketplace

Registro, gestión y calificación de proveedores. Calificaciones de 2 estrellas o menos requieren explicación con pruebas. Sephum cura comentarios y facilita resolución de diferencias.

1.6. Calendarios, alertas y directorios

Calendarios personalizados, alertas (incluyendo de tasa de cambio) con integración a servicios de calendario externos, y directorios con categorías libres. Las alertas y recordatorios podrán enviarse al correo electrónico o WhatsApp del usuario. El usuario podrá desactivarlas en cualquier momento.

1.7. Módulo de llaves

Almacenamiento de credenciales cifradas de extremo a extremo.

1.8. Bloc de notas

Espacio de texto libre cifrado hacia el equipo de Sephum. La visibilidad entre miembros del mismo portal depende de la configuración de permisos del administrador.

1.9. Almacenamiento en nube

Servicio para almacenar fotografías, documentos y otros archivos. El espacio disponible y las condiciones de almacenamiento se comunicarán al Cliente al momento de la contratación.

1.10. Generación de imágenes asistida por inteligencia artificial

Servicio que permite generar imágenes a partir de fotografías de referencia proporcionadas por personas que previamente han validado su identidad y firmado electrónicamente una autorización expresa para el uso de su imagen. Sephum cobra una tarifa por cada imagen generada. Las fotografías de referencia se eliminan tras la generación del resultado, salvo que el cliente las almacene en su espacio de nube. Sephum no se hace responsable del uso que el cliente le dé a las imágenes generadas fuera de la plataforma.

1.11. Encuestas

Constructor de encuestas con plantillas predeterminadas o preguntas personalizadas. Las preguntas no pueden modificarse una vez obtenida la primera respuesta. Si el cliente desea modificar preguntas para una nueva encuesta, esta se tratará como una encuesta independiente con resultados estadísticos separados, incluso si el contenido es similar. Las encuestas pueden configurarse como anónimas o nominales.

1.12. Soporte y tickets

Módulo que permite al cliente gestionar solicitudes internas o externas a través de un sistema de tickets. El cliente podrá generar formularios o enlaces públicos para que terceros interactúen con el sistema.

1.13. Plantillas de documentos legales

Sephum pone a disposición del cliente modelos y plantillas de documentos legales de uso general (como cesiones de derechos de imagen, consentimientos para cámaras de seguridad, entre otros). Estas plantillas no constituyen asesoría jurídica. Su adaptación a las necesidades específicas del cliente y la verificación de su conformidad legal son responsabilidad exclusiva del cliente.

1.14. Marca blanca

Sephum ofrece la posibilidad de que el portal opere bajo la marca del cliente, sin que la marca Sephum sea visible para los usuarios finales. El cliente que contrate marca blanca es responsable de informar a sus usuarios que existe un encargado del tratamiento de datos, independientemente de la marca visible. Las condiciones de la marca blanca se rigen por el acuerdo específico entre Sephum y el cliente.

1.15. Otros servicios

Sephum podrá incorporar nuevos módulos o funcionalidades.

2. Registro y cuenta

El Cliente debe proporcionar información verídica y es responsable de sus credenciales, actividades en su cuenta, notificar uso no autorizado y configurar permisos. Sephum podrá suspender cuentas por uso indebido.

3. Tarifas y pagos

3.1. Operaciones cambiarias

Comisión descontada del valor de la operación. Recalculo retroactivo por volumen.

3.2. Validación, antecedentes y firma

Pago anticipado, individual o por paquetes.

3.3. Generación de imágenes por IA

Tarifa por imagen generada, pagadera de forma anticipada.

3.4. Almacenamiento en nube

Según las condiciones y tarifas comunicadas al momento de la contratación.

3.5. Marca blanca

Según acuerdo específico.

3.6. Montos mínimos

USD 200 mínimo por operación cambiaria. Modificable con aviso previo.

3.7. Medios de pago

Transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PSE y otros.

3.8. Facturación

Factura electrónica conforme a la normativa colombiana.

4. Fondos en la plataforma

Custodiados por el operador autorizado. El Cliente instruye transferencias o dispersiones cuando lo decida. Sephum no capta ni administra recursos.

5. Condiciones del servicio cambiario

• Sephum es facilitador tecnológico, no ejecutor.
• Acceso a Tasa Spot en tiempo real.
• Responsabilidad de Sephum se activa con confirmación de recepción del operador.
• Fondos enviados a destinatario incorrecto: responsabilidad del Cliente.
• Mínimo USD 200 por transacción.

6. Disponibilidad

Objetivo: 99.5% mensual, excluyendo mantenimientos programados (48h aviso), fuerza mayor e interrupciones de terceros.

7. Propiedad intelectual

7.1. De Sephum

Plataforma, código, diseño, plantillas y materiales son propiedad de Sephum. Licencia limitada, no exclusiva y revocable.

7.2. Del Cliente

Toda información subida por el Cliente sigue siendo de su propiedad, incluyendo archivos en nube.

7.3. Datos agregados

Sephum puede usar datos agregados y anonimizados para estadísticas, benchmarks y análisis sectoriales.

7.4. Imágenes generadas por IA

Las imágenes generadas son propiedad del Cliente que las solicitó. La autorización firmada por las personas fotografiadas cubre exclusivamente los usos declarados en dicho documento. El Cliente es responsable de no exceder el alcance de la autorización.

8. Responsabilidades del Cliente

• Uso lícito conforme a la legislación colombiana.
• Información verídica.
• Obtener autorizaciones para datos de terceros.
• Socializar la política de datos generada por el portal.
• Configurar permisos.
• Veracidad de calificaciones.
• No almacenar contenido ilícito.
• No acceder a cuentas de otros clientes.
• No reproducir materiales de Sephum.
• Informar a sus usuarios sobre la existencia de un encargado del tratamiento cuando opere bajo marca blanca.
• Verificar la conformidad legal de las plantillas de documentos antes de utilizarlas.
• No exceder el alcance de las autorizaciones de imagen firmadas por terceros.

9. Limitación de responsabilidad

• Sephum no responde por el uso que el Cliente haga de la información o imágenes generadas.
• No garantiza resultados específicos.
• No responde por daños indirectos ni lucro cesante.
• Responsabilidad máxima: valor pagado en los últimos 12 meses.
• En cambiario: se limita a gestionar instrucciones ante el operador.
• No responde por fondos custodiados por el operador.
• Las plantillas legales no constituyen asesoría jurídica.

No aplica en casos de dolo o culpa grave, ni cuando la ley lo prohíba.

10. Calificaciones y marketplace

Calificaciones visibles en el ecosistema. Sephum cura contenido y facilita resolución. Calificaciones de 2 estrellas o menos requieren explicación. Sephum puede retirar contenido falso o difamatorio. Sephum podrá integrar comercio electrónico.

11. Ecosistema de integraciones

Proveedores autorizados y licenciados. Identidad confidencial. Sephum puede sustituir proveedores sin afectar sustancialmente el servicio.

12. Integraciones externas del Cliente

Al configurar integraciones externas, el Cliente acepta que se compartirán datos conforme a los términos del servicio externo. Sephum no es responsable del tratamiento por terceros.

13. Tratamiento de datos personales

Regido por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Sephum (www.sephum.com). El Cliente que trate datos de terceros debe cumplir la Ley 1581 de 2012 y socializar la política generada por el portal.

14. Incidentes de seguridad

Ante una brecha que comprometa datos personales, Sephum notificará al Cliente y, cuando la ley lo exija, a la Superintendencia de Industria y Comercio, a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. La notificación incluirá la naturaleza del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las medidas adoptadas.

15. Confidencialidad

Ambas partes mantienen confidencialidad. Subsiste tras la terminación. Excepciones: dominio público, mandato legal, conocimiento previo legítimo.

16. Terminación

• Por el Cliente: sin permanencia mínima ni preaviso. Prepagos no utilizados no son reembolsables.
• Por Sephum: 30 días de preaviso, salvo incumplimiento grave (inmediata).
• Por incumplimiento: 15 días hábiles para subsanar.

Tras terminación: 30 días para descargar información. Fondos deben transferirse antes de la desactivación.

17. Portabilidad de datos

El Cliente podrá solicitar la exportación de su información en un formato estándar y estructurado en cualquier momento durante la vigencia de la relación o dentro de los treinta (30) días posteriores a la terminación.

18. Fuerza mayor

Exime de responsabilidad. Notificación en 5 días hábiles.

19. Modificaciones

30 días de antelación. Uso continuado = aceptación. Derecho a terminar sin penalidad.

20. Ley aplicable

Leyes de Colombia. Negociación directa por 30 días. Si no se resuelve: jueces de Cali.

21. Disposiciones generales

• Totalidad del acuerdo: estos Términos + Política de Datos + condiciones específicas.
• Independencia de cláusulas: nulidad parcial no afecta el resto.
• Cesión: requiere consentimiento de Sephum. Sephum puede ceder a vinculadas.
• No renuncia: no ejercer un derecho no es renuncia.
• Comunicaciones: por correo electrónico registrado o canales del portal.

22. Información de contacto

Última actualización: abril de 2026